Międzynarodowe Stowarzyszenie na rzecz Repozytoriów Biologicznych i Środowiskowych (ISBER) wydało dodatek do czwartego wydania Najlepszych Praktyk ISBER. Dodatek ten, zatytułowany "Przechowywanie próbek w warunkach kriogenicznych z wykorzystaniem ciekłego azotu", omawia wiele aspektów śledzenia próbek przeznaczonych do przechowywania w warunkach kriogenicznych, w tym zalecenia dotyczące etykietowania, śledzenia próbek, typu pojemników i komputerowych systemów laboratoryjnych. Informacje te są nieocenione dla każdego biobanku, biorepozytorium lub ośrodka badawczego przechowującego próbki długoterminowo w warunkach kriogenicznych.
Wszystkie próbki muszą być odpowiednio oznakowane.
Czwarte wydanie i jego uzupełnienie jasno określają, że wszystkie próbki wymagają etykiet w celu ich identyfikacji. Każda etykieta powinna zawierać unikalny identyfikator, który łączy się bezpośrednio z bazą danych systemu inwentaryzacji, zawierającą wszystkie niezbędne informacje o próbce, w tym informacje o dawcy, diagnozie, procedurze diagnostycznej i rodzaju próbki. Powinna również zawierać informacje o ilości pozostałej próbki, datę/godzinę pobrania, znaczniki czasu otrzymania próbki i/lub jej przetworzenia, historię dodatkowego przetwarzania lub przemieszczania oraz dodatkowe informacje, jeśli próbka została potencjalnie narażona na szwank. Inne dokumenty, takie jak raporty patologiczne i formularze zgody, również mogą być powiązane z identyfikatorem próbki.
Ważne jest, aby etykiety stosowane do przechowywania próbek ściśle przylegały do pojemnika, niezależnie od warunków przechowywania. Zgodnie z uzupełnieniem, etykiety powinny być wykonane z mocnego, trwałego kleju, odpornego na działanie ekstremalnych temperatur, w tym zanurzenie w ciekłym azocie Dewars (-196°C), a także na wszelkie inne warunki laboratoryjne, którym mogą ulec podczas obróbki. Dodatkowo, etykiety na próbki i tusz używany do ich drukowania powinny być testowane przed użyciem.
Lokalizacja próbek musi być stale monitorowana
ISBER zaleca, aby na wszystkich etykietach drukowane były kody kreskowe lub identyfikatory RFID (radio-frequency identification) umożliwiające śledzenie próbek. W idealnym przypadku informacje dotyczące lokalizacji każdej próbki powinny być również wprowadzane do systemu, co umożliwi personelowi identyfikację błędów w lokalizacji próbki. Należy stosować szczegółowy system inwentaryzacji obejmujący unikalne identyfikatory dla każdej zamrażarki, chłodziarki, szafy magazynowej i zbiornika ciekłego azotu, a także konwencję numerowania stojaków, półek, pudełek i poszczególnych miejsc w każdym pojemniku. Wszystkie te informacje powinny być przypisane do każdej próbki, a wszelkie zmiany lokalizacji powinny być śledzone za pomocą ścieżki audytu.
Rodzaje pojemników
W Uzupełnieniu do Czwartej Edycji ISBER znajduje się wiele szczegółowych zaleceń dotyczących pojemników do przechowywania kriogenicznego. Ogólnie rzecz biorąc, osoby odpowiedzialne za przechowywanie próbek w biobankach muszą wybrać odpowiedni pojemnik wykonany z odpowiedniego materiału, który pozostanie stabilny przez cały okres życia próbki. Materiały te muszą również wykazywać odporność na działanie substancji chemicznych i mieć wystarczającą zdolność do odprowadzania wody, aby zapewnić maksymalny odzysk komórek. Jeżeli pojemnik jest wymagany do użytku medycznego, powinien być wykonany z materiałów spełniających wymagania USP klasa VI.
Ważnym elementem zaleceń ISBER jest integralność zamknięcia. Odradza się stosowanie standardowych fiolek z zakrętką, ponieważ tego typu pojemniki często umożliwiają kontakt próbki z ciekłym azotem. Może to spowodować zanieczyszczenie zarówno próbki, jak i ciekłego azotu, potencjalnie niszcząc cały bank próbek. ISBER zaleca stosowanie systemów rurek typu worek, korków spawanych laserowo i fiolek z korkiem niskotemperaturowym. Jeżeli jednak stosuje się folię ochronną, należy dostosować protokoły chłodzenia i ogrzewania, ponieważ folia ta może stanowić dodatkową izolację.
Chociaż ISBER przyznaje, że wiele fiolek jest wykonanych z polipropylenu, zauważa, że nie jest on zbyt często stosowany w produkcji farmaceutycznej, ponieważ jego jakość może się znacznie różnić. Zamiast tego zaleca się stosowanie nowszych tworzyw sztucznych, takich jak cykliczne kopolimery olefinowe. Są one bardziej niezawodne i charakteryzują się niższym poziomem cząstek stałych oraz mniejszą przepuszczalnością wilgoci.
Jeśli chodzi o worki do zamrażania komórek, ISBER sugeruje stosowanie fluorowanego etylenu propylenu (FEP) zamiast octanu etylenu-winylu (EVA) lub polichlorku winylu (PVC). Worki z EVA mogą stać się kruche w bardzo niskich temperaturach, natomiast rurki z PVC mogą również stać się kruche i powodować wypłukiwanie plastyfikatorów z PVC (używanych do nadania rurkom elastyczności) do mediów. FEP wydaje się być bardziej odporny na niskie temperatury, ma doskonałą wytrzymałość i stabilność.
Wymagane są komputerowe systemy inwentaryzacji
ISBER posiada całą sekcję poświęconą systemom zarządzania informacjami o repozytorium, do której odwołuje się w swoim uzupełnieniu z 2019 roku, omawiając identyfikację próbek. Stwierdza się w nim wyraźnie, że wszystkie biobanki powinny stosować komputerowy system inwentaryzacji do śledzenia próbek i zarządzania nimi. Stosowany system powinien obejmować pełną ścieżkę audytu, rejestrującą zmiany w danych dotyczących próbek. Powinien również określać, którzy pracownicy są odpowiedzialni za wprowadzanie zmian, w jaki sposób zostały one dokonane, a także datę, godzinę i powód zmian. Ta ścieżka audytu powinna automatycznie generować raporty w systemie elektronicznym i zapewniać dostęp tylko do odczytu. W przypadku danych osobowych dotyczących zdrowia lub innych informacji umożliwiających identyfikację konieczne może być wprowadzenie dodatkowych ścieżek audytu, w zależności od wymagań lokalnych, krajowych i międzynarodowych organów ustawodawczych.
W idealnym przypadku system powinien być także interoperacyjny z innymi aplikacjami związanymi ze zdrowiem, takimi jak elektroniczna dokumentacja medyczna, rejestry nowotworów, systemy patologiczne i systemy monitorowania środowiska. Pomaga to ograniczyć do minimum ponowne wprowadzanie danych oraz utrzymać identyfikację i korektę błędów w danych na jednej platformie. System inwentaryzacji powinien także uwzględniać różne środowiska przechowywania i szybko rejestrować masowe przemieszczanie próbek z jednej lokalizacji do drugiej.
Wreszcie, system musi być zatwierdzony przed użyciem, niezależnie od jego źródła (np. oprogramowanie komercyjne lub system wykonany na zamówienie). Należy wprowadzić kontrole i rygorystyczne zasady, które zapewnią, że system będzie działał tak sprawnie i dokładnie, jak to tylko możliwe.
Wytyczne przedstawione w uzupełnieniu ISBER nie są w pełni niezawodne, ale mogą w znacznym stopniu przyczynić się do zapewnienia bezpieczeństwa próbek przechowywanych w warunkach kriogenicznych. Należy zawsze upewnić się, że używane są właściwe etykiety do identyfikacji i śledzenia próbek, odpowiednie pojemniki do ich przechowywania oraz najlepsze oprogramowanie do zarządzania zapasami.
LabTAG firmy GA International jest wiodącym producentem wysokowydajnych etykiet specjalistycznychoraz dostawcą rozwiązań identyfikacyjnych stosowanych w laboratoriach badawczych i medycznych, a także w instytucjach opieki zdrowotnej.
