Poprawa czasu realizacji w laboratorium jest ważnym punktem odniesienia, do którego dążą wszystkie laboratoria medyczne. Jednak poprawa czasu realizacji rzadko jest kwestią wdrożenia uniwersalnych rozwiązań; wymaga ona udziału całego zespołu i wdrożenia strategii, które mają sens w ramach laboratorium.
#1 - Wdrożenie Lean i Six Sigma
Zasady Lean i Six Sigma były stale stosowane w laboratoriach medycznych w ciągu ostatniej dekady. Lean, pierwotnie stosowany w produkcji, służy do systematycznego usuwania "odpadów", czyli wszystkiego, co nie wnosi wartości do produktu lub usługi. Six Sigma służy do poprawy jakości procesu, eliminując defekty w procesie. Osiąga się to poprzez metodologię rozwiązywania problemów składającą się z definiowania, mierzenia, analizowania, ulepszania i kontrolowania (DMAIC). Zasady te, zastosowane w laboratoriach medycznych, mogą znacznie skrócić czas realizacji zamówienia. Można to osiągnąć poprzez wskazanie kluczowych obszarów przepływu pracy, które można zmodyfikować, oraz zapewnienie optymalnych - i efektywnych kosztowo - rozwiązań, które można dostosować do napiętych budżetów.1
Warto zauważyć, że wiele z wymienionych poniżej narzędzi można zastosować jako rozwiązania przy wykorzystaniu zasad Lean i Six Sigma. Ponieważ każde laboratorium jest inne, nie każde narzędzie będzie generować pozytywną wartość w odniesieniu do czasu realizacji. Dlatego do personelu laboratorium i innych osób podejmujących decyzje należy staranne i dokładne zaplanowanie, przeanalizowanie i przetestowanie opcji, które prawdopodobnie sprawdzą się najlepiej.
#2- Zainstaluj oprogramowanie pośrednie
Systemy Middleware służą jako interfejs między systemem informacji laboratoryjnej (LIS) a całym pozostałym sprzętem laboratoryjnym, często zapewniając pulpity nawigacyjne i raporty w czasie rzeczywistym. Dzięki temu technicy i technologowie mogą dokonywać natychmiastowej oceny czasu realizacji zleceń, a także kontroli jakości w celu zapewnienia, że instrumenty działają jednolicie i dokładnie. Często oferuje również wiele dodatkowych funkcji, takich jak wsparcie decyzyjne oparte na regułach, automatyczna weryfikacja i funkcje zarządzania próbkami.4
#3 - Automatyzacja w celu poprawy czasu realizacji badań
Automatyzacja laboratorium jest skutecznym sposobem na zredukowanie ręcznych etapów przetwarzania próbek, zapewniając personelowi możliwość wykonywania innych zadań podczas przygotowywania i analizowania próbek. Automatyzacja może być wdrożona nawet na niewielką skalę - dostępne są zautomatyzowane systemy, które odwirowują, oddzielają, pobierają, etykietują i sortują probówki z próbkami, co może skrócić czas oczekiwania zarówno na próbki statyczne, jak i rutynowe. Ważne jest, aby cały zautomatyzowany sprzęt był zintegrowany z systemem LIS laboratorium i oprogramowaniem pośredniczącym, tak aby personel mógł dokładnie monitorować status wszystkich próbek i narzędzi automatycznych.2 Ponadto automatyzacja może zminimalizować liczbę błędów ludzkich, zapewniając tym samym wyższą jakość usług dla pacjentów.
#4 - Stosowanie autoweryfikacji
Weryfikacja automatyczna, przeprowadzana za pomocą oprogramowania pośredniczącego lub LIS, jest sposobem weryfikacji wyników badań za pomocą reguł opartych na komputerze bez konieczności ręcznej interwencji. Reguły te są wykorzystywane do identyfikacji potencjalnie nonsensownych wyników i obejmują decyzje dotyczące szerokiej gamy kontroli i wartości. Obejmuje to flagi błędów, zakresy referencyjne, wartości krytyczne, wskaźniki zakłóceń, zakresy pomiarów analitycznych i kontrole delta. Przeprowadzając automatyczną weryfikację, można poprawić czas realizacji zleceń, umożliwiając pracownikom skupienie się na garstce problematycznych próbek zamiast na tysiącach wyników na zmianę. Może to również pomóc w identyfikacji rzadkich zdarzeń pominiętych podczas ręcznej weryfikacji.3
#5 - Stosowanie właściwych kodów kreskowych i etykiet
Uszkodzenie kodu kreskowego stanowi poważną przeszkodę w optymalizacji czasu pracy laboratorium. Nieczytelne kody kreskowe wymagają ponownego etykietowania próbki, co może kosztować nawet pięć minut na próbkę i może prowadzić do zdemotywowania personelu laboratorium.5 Najbardziej niezawodnym typem drukarki do generowania wysokiej jakości kodów kreskowych jest drukarka termotransferowa, która zapewnia odporność kodów kreskowych na ścieranie, działanie substancji chemicznych i inne trudne warunki laboratoryjne. Szczególnie przydatne mogą być etykiety odporne na ksylen, ponieważ są one odporne nie tylko na działanie odczynników histochemicznych, takich jak ksylen, eozyna i hematoksylina, ale także substancji chemicznych, które mogą wyciekać i uszkadzać etykiety podczas transportu próbek, takich jak formalina.
#6 - Centralizacja obszarów dla sprzętu
Układ laboratorium jest obszarem, który często można poprawić w celu skrócenia czasu realizacji badań, ponieważ centralizacja sprzętu może uchronić personel przed stratą czasu na transport próbek tam i z powrotem. Podczas konfigurowania laboratorium warto opracować diagram pokrewieństwa, aby określić, które działy laboratorium ściśle dzielą się zasobami. Rozmieszczenie sprzętu na podstawie logicznego planu według jednego lub kilku czynników determinujących jest idealne, ponieważ bezpośrednio odpowiada potrzebom laboratorium. Na przykład, jeśli jednym z istotnych czynników jest ilość przychodzących próbek, najlepiej jest umieścić oddział o największej liczbie przychodzących próbek najbliżej obszaru pobierania próbek, co pozwoli na ich szybsze przetwarzanie.6
#7 - Skrócenie czasu pomiędzy dostarczeniem próbki a jej pobraniem
Chociaż wiele laboratoriów koncentruje się na części czasu "od przystąpienia do wyniku", warto również ocenić, czy można skrócić czas wymagany pomiędzy dostarczeniem próbki a jej przystąpieniem (przyjęciem próbek i wprowadzeniem danych o próbce do LIS), poprawiając w ten sposób całkowity czas realizacji badania. W zależności od potrzeb laboratorium istnieje kilka sposobów na uniknięcie opóźnień w akcesji, w tym przeprojektowanie organizacji pracy, zwiększenie liczby pracowników oraz promowanie korzystania z elektronicznego wprowadzania zamówień i drukowania etykiet z kodami kreskowymi przed przybyciem próbek do laboratorium. Systemy zautomatyzowane mogą również okazać się korzystne, ponieważ zwalniają personel z wykonywania zadań przedanalitycznych i pozwalają mu na przystąpienie do pobierania próbek.7
#8 - Dostosuj wirówki do czasu realizacji zleceń
Istnieją trzy sposoby na dostosowanie wirówek do skrócenia czasu obiegu próbek:8
- Wirówki z cyfrowymi wyświetlaczami i wskaźnikami LED mogą być zakupione zamiast tych z alarmami dźwiękowymi, co daje dodatkową informację, że cykl został zakończony. Gwarantuje to, że probówki nie pozostaną wewnątrz wirówki i że następny cykl zostanie rozpoczęty tak szybko, jak to możliwe.
- W przeciwieństwie do pojedynczej dużej wirówki, macierze wirówek mogą być szybko załadowane bez konieczności czekania na zakończenie poprzedniego cyklu. Zestaw małych, kompaktowych wirówek może być również łatwiejszy do przestawienia i dopasowania w laboratoriach, w których problemem jest przestrzeń.
- Zalecane przez Clinical & Laboratory Standards Institute wirówki poziome mają kilka zalet w porównaniu z wirówkami o stałym kącie ustawienia, takich jak skrócenie czasu wirowania o 1/3 i uzyskiwanie mniejszej liczby zagrożonych próbek.
#9 - Zapewnienie dodatkowego szkolenia
Podczas wdrażania nowych technologii szkolenie jest kluczowe, ponieważ zapewnia, że personel rozumie swoje obowiązki i jest na bieżąco z najnowszym sprzętem, oprogramowaniem i procedurami. Samo szkolenie pracowników laboratorium również nie wystarczy; ważne jest, aby w miarę możliwości odpowiednio przeszkolić również osoby odpowiedzialne za dostarczanie próbek medycznych do laboratorium, tak aby od początku zachować spójność.
LabTAG firmy GA International jest wiodącym producentem wysokowydajnych etykiet specjalistycznych ai dostawcą rozwiązań identyfikacyjnych stosowanych w laboratoriach badawczych i medycznych oraz w placówkach służby zdrowia.
Referencje:
- Inal TC, Goruroglu Ozturk O, Kibar F, et al. Lean six sigma methodologies improve clinical laboratory efficiency and reduce turnaround times. J Clin Lab Anal. 2018. doi:10.1002/jcla.22180
- Angeletti S, De Cesaris M, Hart JG, et al. Laboratory Automation and Intra-Laboratory Turnaround Time: Experience at the University Hospital Campus Bio-Medico of Rome. J Lab Autom. 2015;20(6):652-658.
- Krasowski M, Kulhavy J, Morris C, et al. Autoverification in a core clinical chemistry laboratory at an academic medical center. J Pathol Inform. 2014;5(13):1-17.
- Riben M. Automatyzacja laboratoriów i oprogramowanie pośrednie. Surg Pathol Clin. 2015;8(3):175-186.
- Jensen K, Haniff R, Kamarinos A, Rosenberg A, Santiago M, Laser J. Improving Turnaround Times Through a Process Improvement Initiative Involving Barcoding, Floorplans, Dual Measuring Cells, Chemistry Analyzers, and Staff Shifts. J Appl Lab Med. 2019;4(3):311-322.
- McElhiney B, Todd H, Longshore JW. Using Lean Principles to Design a Centralized Laboratory. Med Lab Manag. 2016;5(10):2.
- Stotler BA, Kratz A. Determination of turnaround time in the clinical laboratory. Am J Clin Pathol. 2012;138(5):724-729.
- Varanelli J KJ. Improving STAT Turnaround Time with Minimal Process Change. AACC. https://www.aacc.org/publications/cln/cln-industry-insights/2019/improving-stat-turnaround-time-with-minimal-process-change.
